📌 Dans cet article : Comment structurer une facturation propriétaire efficace, les étapes à suivre, les erreurs fréquentes à éviter, un exemple de facture et comment automatiser le processus.
Pourquoi la facturation propriétaire est un sujet clé en conciergerie Airbnb ?
En conciergerie Airbnb, vous ne facturez pas uniquement un service : vous gérez le revenu d'un propriétaire, ses dépenses, son ménage, ses commissions, parfois même ses remboursements. Une facturation mal structurée peut entraîner des incompréhensions et des litiges fréquents, des retards de paiement qui impactent votre trésorerie, une perte de crédibilité auprès de vos propriétaires, et une perte de rentabilité (dépenses oubliées, commissions mal calculées).
💡 À retenir : La facturation propriétaire est un élément central pour professionnaliser votre conciergerie et sécuriser votre activité sur le long terme.
Étapes pour réussir la facturation propriétaire
Voici les étapes essentielles à suivre chaque mois pour produire une facturation propriétaire claire et fiable.
1. Récupérer toutes les réservations du mois
Avant toute chose, vous devez récupérer les réservations liées à chaque logement : dates de séjour, nombre de nuits, montant total payé par le voyageur, commissions plateformes, frais de ménage, taxes éventuelles, statut de réservation. Ces données proviennent généralement de votre PMS ou Channel Manager (Beds24, Hospitable, Smily, SUPERHOTE) ou directement depuis Airbnb/Booking.
2. Déterminer la méthode de calcul
C'est un point fondamental : selon la manière dont vous calculez, votre facture peut être très différente. Les conciergeries utilisent généralement 3 méthodes :
Commission calculée sur le total payé par le voyageur. Simple mais moins transparent.
Commission sur le revenu hors frais plateforme. La plus courante et la plus transparente.
Commission hors frais plateforme et hors ménage. Très logique comptablement.
3. Vérifier les frais de ménage et leur refacturation
Le ménage est souvent un sujet sensible. Vous devez décider si le ménage est refacturé au propriétaire, pris en charge par la conciergerie, ou facturé au voyageur uniquement.
💡 Bon réflexe : Toujours afficher le ménage dans une section séparée sur la facture propriétaire. Cela évite 80% des questions.
4. Ajouter les dépenses refacturables
Les dépenses refacturables peuvent être nombreuses : produits d'accueil, remplacement d'objets cassés, interventions plombier/serrurier, linge, pressing, achats divers. La majorité des conciergeries perdent de l'argent ici car elles oublient de refacturer certaines dépenses.
⚠️ Attention : Chaque dépense doit avoir : le montant, la date, la description, un statut refacturable/non, et idéalement un justificatif.
5. Calculer le solde final dû au propriétaire
Une facture propriétaire doit permettre de répondre à une question simple : "Combien vais-je recevoir ce mois-ci ?" Vous devez donc calculer revenus générés, commission conciergerie, frais de ménage, dépenses et débours éventuels.
Exemple de facture propriétaire conciergerie Airbnb
Voici un exemple de structure idéale pour une facture propriétaire professionnelle :
| Séjour | Nuits | Plateforme | Revenu brut | Frais plateforme | Revenu net |
|---|---|---|---|---|---|
| 02/09 → 05/09 | 3 | Airbnb | 420 € | -55 € | 365 € |
| 10/09 → 15/09 | 5 | Booking | 750 € | -120 € | 630 € |
| Total revenu net | 995 € | ||||
Les erreurs fréquentes en facturation propriétaire
❌ Oublier des dépenses refacturables
C'est l'erreur numéro 1. Résultat : vous payez les dépenses de votre poche.
❌ Mauvais calcul des commissions
Calculer sur le brut au lieu du net, ou avec ménage inclus — cela crée des litiges immédiats.
❌ Envoyer des factures tardivement
Plus vous envoyez tard, plus le propriétaire s'impatiente et votre trésorerie se dégrade.
❌ Manque de transparence
Un propriétaire veut comprendre les dates louées, la plateforme, le calcul. Sans détail, vous aurez des questions chaque mois.
❌ Utiliser Excel sans vérification
Très difficile à gérer dès que vous dépassez 15 à 20 logements. Erreurs de formule garanties.
Comment automatiser la facturation propriétaire ?
Si vous gérez plus de 10 logements, automatiser la facturation devient indispensable. HostLedger est un logiciel conçu spécifiquement pour la facturation propriétaire en conciergerie.
✅ Import automatique des réservations
Depuis Beds24, Hospitable, Smily, SUPERHOTE, BookingSync, Lodgify, Guesty ou via CSV.
✅ Factures propriétaires en 1 clic
Facturation mensuelle automatique, facturation check-in/check-out, factures uniques.
✅ Dépenses et débours automatiques
Dépenses ponctuelles ou récurrentes, gestion des frais de débours.
✅ Relances impayés automatiques
Relances programmées, templates personnalisables, délais configurables.
Conclusion
Pour réussir votre facturation propriétaire en conciergerie, vous devez centraliser vos réservations, calculer correctement vos commissions (méthode net recommandée), intégrer le ménage et les dépenses sans oubli, fournir un détail clair et transparent, envoyer rapidement chaque mois, et automatiser le suivi et les relances impayés.
💡 L'essentiel : Ne laissez pas Excel devenir un frein à votre croissance. Au-delà de 15 logements, l'automatisation n'est plus une option.
