📌 Dans cet article : Les causes d'impayés en conciergerie, le process de relance J+3/J+7/J+15, des modèles de mails prêts à copier, et comment automatiser vos relances pour ne plus perdre de temps.
Pourquoi les impayés arrivent-ils en conciergerie ?
Les impayés propriétaires sont plus fréquents qu'on ne le croit. Ils ne sont pas toujours liés à une mauvaise volonté : souvent, c'est une facture mal comprise, un virement oublié, ou un propriétaire qui attend une explication avant de payer.
- — Facture reçue trop tard dans le mois
- — Calcul de commission non compris
- — Dépense contestée (sans justificatif)
- — Oubli pur et simple du propriétaire
- — Coordonnées bancaires incorrectes
- — Trésorerie mise sous tension
- — Temps perdu en relances manuelles
- — Relation propriétaire dégradée
- — Risque d'accumulation des impayés
- — Difficulté à payer vos prestataires
Le process de relance J+3 / J+7 / J+15
Ton détendu, en partant du principe que c'est un oubli. Rappeler la facture, le montant, le RIB. Ne pas mentionner de pénalités.
Ton professionnel et direct. Confirmer que la facture est due, préciser une date limite de règlement (3 jours ouvrés). Proposer un échange si problème.
Ton ferme. Rappeler les pénalités contractuelles. Mentionner la suspension possible de service. Dernier délai avant procédure amiable ou contentieux.
Modèles de mails de relance prêts à copier
Mail J+3 — Rappel amical
Bonjour [Prénom],
J'espère que vous allez bien. Je me permets de vous relancer concernant la facture de [mois] pour [adresse logement], d'un montant de [montant] €, envoyée le [date].
Je n'ai pas encore reçu le virement. Peut-être est-ce un oubli — si c'est le cas, voici notre RIB : [RIB].
N'hésitez pas si vous avez la moindre question.
Bonne journée,
[Votre nom]
Mail J+7 — Relance formelle
Bonjour [Prénom],
Malgré mon message du [date J+3], je n'ai toujours pas reçu le règlement de la facture [numéro] d'un montant de [montant] €.
Je vous demande de procéder au virement dans les 3 jours ouvrés suivant ce message. Si vous avez un désaccord sur un poste de la facture, je reste disponible pour en discuter.
Dans l'attente de votre retour,
[Votre nom]
Prévenir les impayés dès la facturation
- Envoyer les factures avant le 5 du mois suivant
- Inclure le RIB sur chaque facture
- Détailler chaque ligne (réservation, dates, montant, plateforme)
- Joindre les justificatifs des dépenses refacturées
- Préciser la date d'échéance de paiement
Automatiser les relances avec HostLedger
HostLedger permet de configurer des relances automatiques par email selon votre propre process (J+3, J+7, J+15). Chaque relance est personnalisable avec le nom du propriétaire, le numéro de facture et le montant. Vous êtes notifié à chaque envoi.
✅ Résultat observé : Les conciergeries qui utilisent les relances automatiques HostLedger récupèrent leurs paiements en moyenne 8 jours plus tôt qu'avec les relances manuelles.
