📌 Dans cet article : Comment catégoriser vos dépenses, structurer votre tableau de suivi par logement, identifier ce qui est refacturable, et automatiser la collecte pour ne plus rien oublier.
Les catégories de dépenses en conciergerie
La première étape pour bien suivre vos dépenses est de les catégoriser de façon cohérente. Sans catégorisation, il est impossible de savoir ce qui est refacturable, ce qui est à votre charge, et ce qui peut être traité en débours.
- — Frais de ménage (rotation)
- — Linge et pressing
- — Produits d'accueil et consommables
- — Maintenance et réparations
- — Interventions plombier/serrurier/électricien
- — Abonnements logiciels (PMS, HostLedger…)
- — Charges de personnel
- — Frais de déplacement internes
- — Marketing et acquisition propriétaires
Structure du tableau de suivi par logement
| Date | Logement | Catégorie | Description | Montant | Refacturable |
|---|---|---|---|---|---|
| 15/09 | T2 Lyon | Ménage | Ménage rotation Dupont | 80 € | ✓ |
| 18/09 | Studio Nice | Maintenance | Remplacement serrure | 145 € | ✓ |
| 22/09 | T3 Bordeaux | Consommables | Produits accueil × 3 | 45 € | ✓ |
La méthode de saisie pour ne rien oublier
- Immédiat : Photographier chaque facture ou ticket le jour même
- Hebdomadaire : Catégoriser les dépenses de la semaine et les rattacher au bon logement
- Fin de mois : Vérifier que chaque réservation du mois a bien son ménage associé
⚠️ L'erreur classique : Saisir les dépenses "à la fin du mois de mémoire". On oublie en moyenne 15 à 20% des petites dépenses. Résultat : vous payez de votre poche.
Identifier ce qui est refacturable vs à votre charge
La règle est simple : tout ce qui est spécifique à un logement et à un propriétaire identifié est potentiellement refacturable. Tout ce qui est lié à votre propre structure (logiciels, bureau, personnel) reste à votre charge.
Automatiser le suivi des dépenses avec HostLedger
HostLedger permet de saisir les dépenses directement sur mobile, de les rattacher instantanément au bon logement, et de les intégrer automatiquement dans la prochaine facture propriétaire.
✅ Gain constaté : En moyenne, les conciergeries récupèrent 8 à 12% de revenus supplémentaires par mois grâce aux dépenses précédemment oubliées.
