📌 Dans cet article : Définition des frais de débours, calcul de la perte réelle quand vous ne les utilisez pas, exemples concrets et impact fiscal, et comment structurer vos débours pour optimiser votre comptabilité.
Qu'est-ce qu'un frais de débours en conciergerie ?
Un frais de débours, c'est une somme d'argent que vous avancez pour le compte de votre propriétaire, que vous lui refacturez ensuite à l'identique, sans marge, et qui ne constitue pas un chiffre d'affaires pour vous.
En conciergerie, le cas le plus courant concerne les frais de ménage : vous payez votre prestataire de ménage, puis vous refacturez ce coût exact au propriétaire. Si vous traitez ce remboursement correctement en frais de débours, ce montant ne s'intègre pas dans votre CA, vous ne payez pas de charges dessus.
⚠️ La condition principale : Pour être qualifiée de débours, la refacturation doit être à l'euro près, avec un justificatif (facture du prestataire), et ne doit pas inclure de marge.
Calcul concret : les 24% que vous perdez sans les débours
Vous gérez 20 logements. Chaque logement a en moyenne 8 rotations par mois. Coût de ménage par rotation : 70 €. Total mensuel avancé en ménages : 20 × 8 × 70 = 11 200 €
✅ Avec les débours : Ces 11 200 € ne sont pas du CA. Vous ne payez aucune charge dessus. Économie potentielle : 2 000 à 2 700 € par mois.
Exemples concrets de débours en conciergerie
- — Frais de ménage (cas le plus courant)
- — Intervention plombier/serrurier
- — Achat de produits d'accueil
- — Remplacement d'équipement cassé
- — Frais de pressing/linge
- — Montants avec une marge ajoutée
- — Charges sans justificatif
- — Refacturation au-dessus du coût réel
- — Services rendus par vous-même
- — Commissions sur prestations tierces
Impact fiscal et comptable
D'un point de vue comptable, les débours doivent être enregistrés dans un compte de tiers. Ils n'apparaissent pas dans votre compte de résultat. Sur vos factures propriétaires, une ligne clairement intitulée "Frais de débours — Ménage" avec la mention "à l'identique de la facture prestataire" suffit à justifier le traitement fiscal.
💡 Conseil : Consultez votre expert-comptable pour valider la mise en place. La qualification en débours est vérifiable lors d'un contrôle fiscal et doit être irréprochable sur la forme.
Comment mettre en place les débours dans votre facturation ?
- Recevoir la facture du prestataire de ménage avec le détail des interventions
- Enregistrer chaque ménage avec son montant exact et sa date
- Rattacher chaque ménage au logement correspondant
- Sur la facture propriétaire, créer une ligne séparée "Débours — Frais de ménage" avec le total exact
- Conserver les justificatifs (factures prestataires) pendant 5 ans
✅ HostLedger gère nativement les frais de débours : chaque ménage peut être qualifié automatiquement comme débours, avec génération d'une ligne distincte sur la facture propriétaire.
