📌 Dans cet article : Quelles dépenses sont refacturables, quels justificatifs il vous faut, la méthode en 7 étapes pour ne rien oublier, et comment gérer les contestations de propriétaires.
Ce qui est refacturable au propriétaire
✅ Refacturable au propriétaire
- — Frais de ménage (rotation après séjour)
- — Linge hôtelier et pressing
- — Produits d'accueil
- — Réparations liées à des dommages voyageur
- — Interventions techniques
- — Remplacement d'équipements défaillants
❌ À votre charge
- — Abonnements à vos outils
- — Charges de personnel
- — Frais de déplacement internes
- — Création et gestion de l'annonce
- — Photographies
Les justificatifs nécessaires
1
Facture du prestataire
Pour les ménages, réparations, interventions — exiger systématiquement une facture avec TVA.
2
Ticket de caisse photographié
Pour les achats de consommables. Photo immédiate avec mention du logement concerné.
3
Rapport d'intervention
Pour les travaux ou dépannages d'urgence. Devis accepté + facture finale.
La méthode en 7 étapes
- Collecter et photographier chaque justificatif dès la dépense effectuée
- Saisir la dépense dans votre outil de suivi (montant, date, logement, catégorie)
- Qualifier la dépense : refacturable ou non, débours ou avec marge
- Rattacher la dépense à la prochaine facture propriétaire du logement concerné
- Vérifier en fin de mois que chaque logement a ses dépenses complètes
- Intégrer les dépenses dans la facture avec le détail et les montants
- Joindre les justificatifs à la facture
Checklist mensuelle avant envoi des factures
À vérifier avant chaque envoi
Chaque séjour du mois a son ménage associé
Chaque dépense a un justificatif rattaché
Les montants refacturés correspondent aux factures prestataires
La ligne "débours" est distincte de la commission
Gérer les contestations de propriétaires
- Écouter sans se défendre immédiatement
- Retrouver et envoyer le justificatif correspondant
- Si la dépense est légitime : expliquer calmement le contexte
- Si la dépense est contestable : la retirer et en tirer une leçon
💡 Prévention : Pour les dépenses supérieures à un certain seuil (ex : 200 €), toujours obtenir une validation écrite du propriétaire avant intervention. Un SMS suffit.
